Nul ne peut, même de fait, exercer une fonction de direction ou d'administration dans un organisme de formation s'il a fait l'objet d'une condamnation pénale pour des faits constituant des manquements à la probité, aux bonnes mœurs et à l'honneur. 

La personne qui souhaite devenir dispensateur de formation doit s’immatriculer :
- à l’URSSAF si elle veut exercer son activité en entreprise individuelle ;
- au registre du commerce et des sociétés si elle préfère l’exercer en société commerciale.

Pour vous aider dans le choix de la structure juridique, vous êtes invité à consulter le parcours guidé Créer votre entreprise.

Dans les trois mois qui suivent la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle, le dispensateur doit déposer, auprès du service régional de contrôle de la préfecture de région, une déclaration d’activité en trois exemplaires.

Celle-ci doit être effectuée à l’aide du formulaire Cerfa n° 10782*02 disponible à cette adresse : http://www.travail.gouv.fr/formulaires/55.html.

Cette déclaration indique la dénomination, l’adresse, l’objet de l’activité et le statut juridique du déclarant. Elle est accompagnée soit de la première convention de formation professionnelle ou, à défaut, du bon de commande ou de la facture établi pour la réalisation d’actions de formation, soit du premier contrat de formation professionnelle.

Doivent également être jointes les pièces permettant l’identification du prestataire de formation, de ses dirigeants, des titres et qualité de ses formateurs en relation avec les domaines de formation du prestataire ainsi que de la réalité de son activité et de sa capacité à conclure des conventions ou contrats de formation professionnelle.

Le détail des pièces justificatives à produire est fixé par un arrêté du 30 septembre 2002 consultable sur le site www.legifrance.gouv.fr.

Dans les quinze jours à dater de la réception de la déclaration, le préfet de région délivre au déclarant un récépissé comportant un numéro d’enregistrement.

Toute infraction à l’obligation de faire une déclaration d’activité est punie d’une amende de 4 500 euros. Cette condamnation peut être assortie, à titre de peine complémentaire, d’une interdiction d’exercer temporairement ou définitivement l’activité de dirigeant d’un organisme de formation professionnelle.

Le dispensateur de formation doit satisfaire plusieurs obligations dans le cadre de l’exercice de son activité. 

Le dispensateur doit faire figurer sur les conventions (à défaut, sur les bons de commandes ou factures) ou les contrats de formation professionnelle qu’il conclut, le numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité, sous la forme suivante « déclaration d’activité enregistrée sous le numéro … auprès du préfet de région de … ».

Lorsque la publicité réalisée par un organisme de formation fait mention de la déclaration d’activité, elle doit l’être sous la seule forme : « Enregistrée sous le numéro … Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État ».

Chaque année, le dispensateur de formation doit établir un document retraçant l’emploi des sommes reçues et dresser un bilan pédagogique et financier de son activité. Cette formalité est accomplie au travers du formulaire Cerfa n° 10443*09 et de ses annexes (Cerfa n° 10660*05) disponibles à l'adresse suivante : http://www.travail.gouv.fr/formulaires/55.html.

Ce document indique :
- les activités de formation conduites au cours de l’exercice comptable, le nombre de stagiaires accueillis, le nombre d’heures-stagiaires et d’heures de formation correspondant, en fonction de la nature, du niveau, des domaines et de la durée des formations dispensées au titre de la formation professionnelle continue ;
- la répartition des fonds reçus selon leur nature et le montant des factures émises par le prestataire ;
- les données comptables relatives aux prestations de formation professionnelle continue ;
- les produits financiers tirés du placement des fonds reçus.

Le formulaire, dûment complété, est adressé au préfet de région avant le 30 avril de l’année qui suit celle concernée par le bilan. Il est accompagné du bilan, du compte de résultat et de l’annexe du dernier exercice clos pour les prestataires de droit privé qui ont un total de produits supérieur à 15 244 euros hors taxes au titre de la formation professionnelle continue.

 Toute infraction à cette obligation est punie d’une amende de 4 500 euros. Cette condamnation peut être assortie, à titre de peine complémentaire, d’une interdiction d’exercer temporairement ou définitivement l’activité de dirigeant d’un organisme de formation professionnelle.

 Tous les organismes de formation, quel que soit leur statut, doivent établir un règlement intérieur applicable aux stagiaires. Il s’agit impérativement d’un document écrit dans lequel sont :
- rappelées les principales mesures applicables en matière d’hygiène et de sécurité dans l’établissement ;
- fixées les règles applicables en matière de discipline et notamment la nature et l’échelle des sanctions applicables aux stagiaires ainsi que les droits de ceux-ci en cas de sanction ;
- précisées les modalités selon lesquelles est assurée, pour les actions de formation d’une durée totale supérieure à cinq cent heures, la représentation des stagiaires.

En fonction de l’identité du signataire, le dispensateur de formation va conclure soit une convention, soit un contrat de formation. 

Les conventions de formation sont conclues entre le dispensateur et des employeurs. Elles ont pour objet de former les salariés de ces derniers aux frais de l'entreprise dont ils dépendent.

Ces conventions précisent leur intitulé, leur nature, leur durée, leurs effectifs, les modalités de déroulement des actions et de sanction de la formation ainsi que leur prix et les contributions financières éventuelles de personnes publiques.

Depuis l’ordonnance n° 2005-371 du 30 juin 2005, en l’absence d’établissement d’une convention, les mentions précitées doivent être reportées sur les bons de commande ou factures établis pour la réalisation des actions de formation.

Les contrats de formation sont conclus entre le dispensateur et des personnes physiques qui entreprennent une formation, à titre individuel et à leurs frais.

Ces contrats doivent, à peine de nullité, préciser :
- la nature, la durée, le programme et l'objet des actions de formation qu'il prévoit ainsi que les effectifs qu'elles concernent ;
- le niveau de connaissances préalables requis pour suivre la formation et obtenir les qualifications auxquelles elle prépare ;
- les conditions dans lesquelles la formation est donnée aux stagiaires, notamment les modalités de formation dans le cas de formations réalisées en tout ou en partie à distance, les moyens pédagogiques et techniques mis en œuvre ainsi que les modalités de contrôle des connaissances et la nature de la sanction éventuelle de la formation ;
- les diplômes, titres ou références des personnes chargées de la formation prévue par le contrat ;
- les modalités de paiement ainsi que les conditions financières prévues en cas de cessation anticipée de la formation ou d'abandon en cours de stage.

Dans le délai de dix jours à compter de la signature du contrat, le stagiaire peut se rétracter par lettre recommandée avec accusé de réception.

En outre, si par suite de force majeure dûment reconnue, le stagiaire est empêché de suivre la formation, il peut résilier le contrat. Dans ce cas, seules les prestations effectivement dispensées sont dues au prorata temporis de leur valeur prévue au contrat.

Aucune somme ne peut être exigée du stagiaire avant l'expiration du délai de rétractation de dix jours évoqué ci-dessus. Par ailleurs, à l'expiration de ce délai, il ne peut être payé une somme supérieure à 30 % du prix convenu . le solde donnant lieu à échelonnement des paiements au fur et à mesure du déroulement de l'action de formation.