En premier lieu, le locataire doit s’assurer qu’il remplit toutes les conditions pour pouvoir revendiquer un droit au renouvellement (voir la fiche Quelles conditions pour pouvoir bénéficier du droit au renouvellement ? ).

Le locataire qui a reçu un congé avec offre de renouvellement n’est pas tenu d’y répondre. Cependant, son silence vaut acceptation du principe du renouvellement.

Si le congé indique le nouveau montant du loyer proposé, le locataire peut l’accepter soit de manière expresse, soit de manière tacite (en payant spontanément l’augmentation, par exemple). Cependant, dans la plupart des cas, le locataire souhaite négocier la proposition de loyer qui lui est faite. Pour ce faire, il doit en discuter les termes directement avec le propriétaire (voir les fiches La fixation du loyer est-elle libre ? et Calculez votre loyer renouvelé).

En pratique, le locataire répondra à son propriétaire (de préférence, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception postale) qu’il accepte le principe du renouvellement mais qu’il refuse le montant du nouveau loyer.

À défaut d’accord amiable, l’une ou l’autre des parties peut saisir la commission de conciliation des baux commerciaux et/ou demander, au président du tribunal de grande instance compétent, la fixation judiciaire de la somme à payer. Si aucune des parties n’agit dans un délai de prescription de deux ans, le bail est renouvelé aux mêmes conditions de loyer que le bail expiré.

Le congé qui ne contient aucune indication sur le montant du loyer renouvelé est parfaitement valable. Le propriétaire peut envoyer ultérieurement une demande indiquant le montant du loyer proposé. De même, le locataire peut demander une diminution du loyer en invoquant la valeur locative.

À défaut d’accord amiable entre les parties, la procédure à suivre est la même que celle évoquée ci-dessus.

Si aucune des parties n’agit dans un délai de prescription de deux ans, le bail est renouvelé aux mêmes conditions que le précédent, notamment en ce qui concerne le montant du loyer.

Lorsque le propriétaire ne s’est pas manifesté, le locataire qui souhaite obtenir le renouvellement du bail peut en faire la demande dans les six mois qui précèdent l’échéance du contrat ou à tout moment au cours de la reconduction tacite (article L. 145-10 du Code de commerce). La demande de renouvellement doit être signifiée par acte extrajudiciaire, c’est-à-dire par acte d’huissier. En outre, elle doit reproduire, à peine de nullité, les termes de l’article L. 145-10 alinéa 4 du Code de commerce relatifs aux options du bailleur (voir les modèles Demande de renouvellement du bail et Demande de renouvellement en cas de tacite reconduction du bail).

Dans les trois mois qui suivent la signification, le bailleur peut :
- accepter le renouvellement. Son acceptation est alors généralement accompagnée d’une demande d’augmentation de loyer ;
- refuser le renouvellement avec offre ou refus d’indemnité selon les cas. Ce refus, impérativement motivé, doit être signifié par acte d’huissier et indiquer au locataire qui entend soit contester le refus de renouvellement, soit demander une indemnité d’éviction qu’il doit, à peine de forclusion, saisir le tribunal compétent avant l’expiration d’un délai de deux ans à compter de la date à laquelle est signifié le refus  ;
- garder le silence. Le principe du renouvellement est alors réputé acquis. Le propriétaire peut demander une augmentation de loyer, à tout moment, après l’expiration des trois mois qui suivent la signification. Le nouveau montant ne sera, toutefois, dû qu’à compter du jour où le propriétaire aura présenté sa demande.