Seules sont tenues de désigner un représentant fiscal, les entreprises établies en dehors de l’Union européenne qui sont redevables de la TVA en France ou qui doivent y accomplir des obligations déclaratives. 

Toutefois, celles-ci ne sont pas astreintes à cette obligation si elles réalisent exclusivement des opérations en suspension de TVA portant sur des biens placés ou destinés à être placés sous un régime douanier ou un entrepôt fiscal. 

L’entreprise peut librement choisir son représentant fiscal parmi les assujettis à la TVA en France (et donc connus des services fiscaux à ce titre). Ce représentant doit également être de bonne moralité fiscale. 

La désignation doit être effectuée par écrit par une personne ayant qualité pour engager l’entreprise et comporter les indications suivantes :

- les nom et adresse de l’entreprise étrangère et du représentant fiscal ; 
- l’acceptation par le représentant de sa désignation ;
- l’engagement de celui-ci d’accomplir les formalités incombant à la société étrangère et d’acquitter la TVA éventuellement exigible ;
- la date de prise d’effet de la représentation (la nomination devant, en effet, être préalable à la réalisation des opérations en France) ;

Le document ainsi établi doit être transmis par le représentant fiscal au service des impôts des entreprises dont il dépend. Ce service lui notifiera, par écrit, l’octroi ou le refus de l’accréditation. 

Le représentant fiscal est lié à la société étrangère par un mandat. Aussi, il est responsable du respect des obligations comptables et fiscales relatives à la TVA pour les opérations réalisées en France par l’entreprise étrangère. Par conséquent, il doit :

- délivrer les factures en indiquant expressément qu’il agit en qualité de représentant de la société étrangère. Toutefois, cette dernière peut les établir elle-même en précisant le nom, l'adresse et le numéro d'identification à la TVA de son représentant fiscal ;
- tenir la comptabilité des opérations effectuées en France par l’entreprise.Cependant, si la société étrangère préfère assurer seule la tenue de sa comptabilité, elle doit mettre son représentant en mesure de présenter à l’administration fiscale, les livres comptables et les pièces justificatives relatifs aux opérations ; 
- déposer les déclarations de chiffres d’affaires et, le cas échéant, acquitter la TVA due par l’entreprise représentée ;
- le cas échéant, souscrire la déclaration d’échanges de biens (DEB) de l’assujetti étranger.

Si le représentant fiscal ne remplit pas ses obligations ou en l’absence de désignation de celui-ci, c’est le destinataire des biens (le client français) qui est redevable de la TVA et des pénalités qui peuvent s’y rapporter.

Remarque : en pratique, lorsque le client (l'acquéreur des marchandises ou le preneur de la prestation) est identifié à la TVA en France, il est souvent directement redevable de cette taxe (mécanisme d'"autoliquidation", article 283, 1-al 2 du CGI). La taxe est alors liquidée par le client sur sa déclaration de chiffre d'affaires et il peut la deduire dans les conditions de droit commun.