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Droit social 
Formalités et aides à l'embauche
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Que doit contenir la déclaration unique d'embauche (DUE) ?
Date de mise à jour : 08/12/2009
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La Déclaration Unique d’Embauche (DUE) est obligatoire lors de l’embauche d’un salarié. Elle permet de remplir, en une seule formalité, l’essentiel des obligations déclaratives incombant à l’employeur. L’organisme à contacter est l’URSSAF dont relève l’établissement, qui se chargera par la suite de communiquer les informations recueillies aux organismes sociaux et aux administrations concernées.

Cette formalité ne concerne cependant pas certaines catégories demplois qui ont recours à des formules déclaratives spécifiques, il sagit:

  • des particuliers employeurs d'employés de maison (voir notamment la fiche sur "le CESU") ;
  •  des employeurs occasionnels d'intermittents du spectacle.

De même, certaines entreprises peuvent, sous conditions, recourir à une formalité simplifiée de déclarations liées à l'embauche telle que :

  • le Titre Emploi-Service Entreprise (TESE), qui s'est substitué, depuis le 1er avril 2009, au Titre Emploi Entreprise (TEE) et au Chèque Emploi Très Petites Entreprises (CETPE). Dans cette hypothèse, les volets "identification du salarié" servent de déclaration unique d'embauche.
Les entreprises concernées sont celles :
  •  dont l'effectif nexcède pas 9 salariés, quel que soit leur contrat de travail (CDD, CDI, contrat dapprentissage, ...) ;
  • ou, quel que soit l'effectif, qui occupent des salariés occasionnels dans la limite de 100 jours, consécutifs ou non, par année civile (ou pour les salariés rémunérés à l'heure dans la limite de 700 heures par année civile). Lorsque l'effectif dépasse 9 salariés, le TESE ne peut être utilisé qu'à l'égard de ces seuls salariés.
Pour plus d'informations, consultez le site www.letese.urssaf.fr

 

I. FORMALITÉS COUVERTES PAR LA DUE
A. La déclaration préalable à l’embauche 

Cette formalité est obligatoire pour toute embauche, quelles que soient la durée et la nature du contrat de travail. L’accusé de réception, transmis par l’URSSAF, doit être conservé jusqu’à l’établissement du premier bulletin de paie, afin de pouvoir être présenté, le cas échéant, aux agents chargés de lutter contre le travail clandestin. 

B. La déclaration d’une première embauche dans un établissement 

Il s’agit de l’opération par laquelle l’entreprise se fait connaître des organismes de Sécurité sociale. 

C. L’immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité sociale 

Le rattachement du salarié à une caisse primaire d’assurance-maladie est obligatoire dans trois hypothèses : 

  • le travailleur n’a jamais été immatriculé ; 
  • il était antérieurement affilié au régime de Sécurité sociale des étudiants ; 
  • il se prétend immatriculé mais n’est pas en mesure de présenter son numéro d’immatriculation. 
D. La demande d’affiliation au régime d’assurance chômage 

L’affiliation s’effectue auprès du Pôle emploi territorialement compétent (le GARP pour la région parisienne). Si l’entreprise comporte plusieurs établissements, chaque établissement doit être affilié au Pôle emploi de son implantation territoriale, s’il verse lui-même les cotisations de Sécurité sociale. 

E. La demande d’adhésion à un service de santé au travail 

Il convient de choisir un service de santé, en fonction de la situation géographique de l’entreprise et de son activité. La liste est disponible auprès de la Direction départementale du Travail, de l’Emploi et de la Formation professionnelle (DDTEFP) dont relève l’entreprise. Il faut ensuite reporter le service choisi sur la DUE.

F. La déclaration d’embauche du salarié auprès de ce service en vue de la visite médicale obligatoire

La visite médicale d’embauche doit intervenir, au plus tard, avant l’expiration de la période d’essai qui suit l’embauche. Mais, pour les salariés soumis à une surveillance spéciale, cette visite doit avoir lieu avant la prise de fonction.

G. La liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la Déclaration annuelle de Données sociales (DADS)

Consulter le site www.net-entreprises.fr.

II. DÉLAIS À RESPECTER

La DUE doit être adressée à l'URSSAF au plus tôt huit jours avant l’embauche.
Cependant, la déclaration peut-être effectuée en plusieurs fois, par ajout d’information à la déclaration initiale, dans la limite des délais suivants : 

A. Pour la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

La déclaration établie par lettre recommandée avec avis de réception devra être retournée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l'embauche (article R.1221-5 du Code du travail). 
Elle peut, en revanche, être retournée au plus tard juste avant la prise de fonction si elle est adressée par télécopie ou internet. 

B. Pour la déclaration d’une première embauche dans un établissement

Elle doit être effectuée dans les huit jours suivant l’embauche.


C. Pour la demande d’immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité sociale

Elle doit intervenir dans les huit jours suivant l’embauche.


D. Pour la demande d’affiliation au régime d’assurance chômage

Elle doit être effectuée dans les deux mois de l’embauche du premier salarié.


E. Pour la demande d’adhésion à un service de santé au travail

Elle doit être effectuée dès l’embauche du premier salarié.


F. Pour la déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire

Elle doit être effectuée avant l’embauche (dans certains cas, obligatoirement) ou, au plus tard, avant l’expiration de la période d’essai.


G. Pour la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la Déclaration annuelle de Données sociales (DADS)

La DADS doit être adressée, chaque année, à l’organisme de recouvrement avant le 1er février.

III. COMMENT RENSEIGNER ET TRANSMETTRE LA DUE ?

La DUE peut être renseignée sur différents supports, notamment par courrier papier ou électronique (Internet). 

La transmission s’effectue par différents moyens mis à la disposition de l’entreprise : 

  • courrier : retourner le formulaire, par courrier recommandé, au service « déclaration d’embauche » de l’URSSAF dont relève l’établissement ; 
  • télécopie, auprès de l’URSSAF dont relève l’établissement ; 
  • internet, aux adresses suivantes : www1.due.urssaf.fr et www.net-entreprises.fr.
IV. PREUVE DE LA DÉCLARATION

Dès lors qu’il y a déclaration préalable à l’embauche, l’URSSAF est tenu d’adresser à l’employeur dans les cinq jours ouvrables suivant sa réception, un accusé de réception (article R.1221-7 du Code du travail). L’employeur doit, par ailleurs, remettre au salarié un document reproduisant les informations contenues dans la déclaration préalable d’embauche (article R.1221-8 du Code du travail).

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