La Déclaration Unique d’Embauche (DUE) est obligatoire lors de l’embauche d’un salarié. Elle permet de remplir, en une seule formalité, l’essentiel des obligations déclaratives incombant à l’employeur. L’organisme à contacter est l’URSSAF dont relève l’établissement, qui se chargera par la suite de communiquer les informations recueillies aux organismes sociaux et aux administrations concernées.
Cette formalité ne concerne cependant pas certaines catégories d'emploi qui ont recours à des formules déclaratives spécifiques, il s'agit:
De même, certaines entreprises peuvent, sous conditions, recourir à une formalité simplifiée de déclarations liées à l'embauche telle que :
Cette formalité est obligatoire pour toute embauche, quelles que soient la durée et la nature du contrat de travail. L’accusé de réception, transmis par l’URSSAF, doit être conservé jusqu’à l’établissement du premier bulletin de paie, afin de pouvoir être présenté, le cas échéant, aux agents chargés de lutter contre le travail clandestin.
Il s’agit de l’opération par laquelle l’entreprise se fait connaître des organismes de Sécurité sociale.
Le rattachement du salarié à une caisse primaire d’assurance-maladie est obligatoire dans trois hypothèses :
- le travailleur n’a jamais été immatriculé ;
- il était antérieurement affilié au régime de Sécurité sociale des étudiants ;
- il se prétend immatriculé mais n'est pas en mesure de présenter son numéro d'immatriculation.
L’affiliation s’effectue auprès de l’ASSEDIC territorialement compétente (le GARP pour la région parisienne). Si l'entreprise comporte plusieurs établissements, chaque établissement doit être affilié à l'ASSEDIC de son implantation territoriale, s'il verse lui-même les cotisations de Sécurité sociale.
Il convient de choisir un service de santé, en fonction de la situation géographique de l’entreprise et de son activité. La liste est disponible auprès de la Direction départementale du Travail, de l’Emploi et de la Formation professionnelle (DDTEFP) dont relève l’entreprise. Il faut ensuite reporter le service choisi sur la DUE.
La visite médicale d’embauche doit intervenir, au plus tard, avant l’expiration de la période d’essai qui suit l’embauche. Mais, pour les salariés soumis à une surveillance spéciale, cette visite doit avoir lieu avant la prise de fonction.
Consulter le site www.net-entreprises.fr.
La DUE doit être obligatoirement remplie huit jours avant l'embauche au plus tôt.
Cependant, la déclaration peut-être effectuée en plusieurs fois, par ajout d’information à la déclaration initiale, dans la limite des délais suivants :
Elle doit être effectuée au plus tôt huit jours avant l’embauche et, au plus tard, le dernier jour ouvrable précédant l’embauche si la déclaration est retournée par courrier et de façon concomitante au début du travail, si le minitel ou la télécopie est utilisée.
Elle doit être effectuée dans les huit jours suivant l’embauche.
Elle doit intervenir dans les huit jours suivant l’embauche.
Elle doit être effectuée dans les deux mois de l’embauche du premier salarié.
Elle doit être effectuée dès l’embauche du premier salarié.
Elle doit être effectuée avant l’embauche (dans certains cas, obligatoirement) ou, au plus tard, avant l’expiration de la période d’essai.
La DADS doit être adressée, chaque année, à l'organisme de recouvrement avant le 1er février.
La DUE peut être renseignée sur différents supports, notamment par courrier papier ou électronique (Internet).
La transmission s’effectue par différents moyens mis à la disposition de l’entreprise :
- courrier : retourner le formulaire, par courrier recommandé, au service « déclaration d’embauche » de l’URSSAF dont relève l’établissement ;
- télécopie, auprès de l’URSSAF dont relève l’établissement ;
- internet, aux adresses suivantes : www1.due.urssaf.fr et www.net-entreprises.fr.
Dès lors qu'il y a déclaration préalable à l'embauche, l'URSSAF est tenu d'adresser à l'employeur dans les cinq jours ouvrables suivant sa réception, un accusé de réception. L'employeur doit, par ailleurs, remettre au salarié un document reproduisant les informations contenues dans la déclaration préalable d'embauche.
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