En fonction des dispositions réglementaires ou contractuelles applicables, cette domiciliation peut être permanente ou temporaire.

Attention : il ne peut s’agir que d’une domiciliation administrative, c’est-à-dire d’une adresse pour le papier en-tête et la réception du courrier postal ainsi que des lignes de téléphone et de fax. Elle ne peut entraîner de trouble anormal de jouissance,  de changement de destination de l’immeuble, ni même l’application du statut des baux commerciaux. En effet, la notion de domiciliation ne doit pas être confondue avec l’exercice d’une activité (à ce sujet, voir L’exercice d’une activité commerciale au domicile du chef d’entreprise ou du dirigeant).

Depuis la loi n° 2005-882 du 2 août 2005, toute personne morale est autorisée à installer son siège au domicile de son représentant légal, sauf dispositions législatives ou stipulations contractuelles contraires.

Lorsqu’il existe des dispositions législatives ou stipulations contractuelles faisant obstacle à une domiciliation permanente, le représentant légal peut installer le siège à son domicile pour une période qui ne peut :
- ni excéder cinq ans à compter de la création de la personne morale ;
- ni dépasser le terme légal, contractuel ou judiciaire de l’occupation des locaux.

Préalablement au dépôt de la demande d’immatriculation ou de modification d’immatriculation, le représentant légal doit notifier par écrit (de préférence par lettre recommandée avec demande d’avis de réception postale) au propriétaire, au syndic de copropriété ou au représentant de l’ensemble immobilier, son intention d’user de la faculté ainsi prévue (pour un modèle, voir la rubrique Contrats, modèles).

Avant l’expiration du délai de cinq ans, il faut envisager de prendre à bail un local commercial ou de recourir aux services d’un centre d’affaires. Le représentant légal doit, sous peine de radiation d’office, communiquer au greffe du tribunal de commerce les éléments justifiant le changement de situation du siège.

Remarque : lorsqu’aucune disposition légale ou stipulation contractuelle ne s’y oppose,  le siège de la société peut être maintenu dans le local d’habitation, au delà du délai de cinq ans et ce, sans limitation de durée.

Les entreprises de domiciliation ou « centres d’affaires » ont pour activité de servir de siège aux autres entreprises inscrites au registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au répertoire des métiers. Un contrat de domiciliation doit être conclu entre l’entreprise domiciliée et le propriétaire des locaux ou le titulaire du bail.

Ce contrat est impérativement :

• rédigé par écrit ;
• conclu pour une durée d’au moins trois mois renouvelable par tacite reconduction, sauf préavis de résiliation ;
• mentionné au RCS avec indication du nom ou de la dénomination sociale, du numéro unique d’identification et du lieu de l’immatriculation principale de l’entreprise domiciliataire.

Pour un modèle, voir la rubrique Contrats, modèles.

Le domiciliataire doit :

• être immatriculé au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers, durant l’occupation des locaux, sauf s’il s’agit d’une personne morale française de droit public ;
• mettre à la disposition de la personne domiciliée des locaux dotés d’une pièce propre à assurer la confidentialité nécessaire et à permettre une réunion régulière des organes chargés de la direction, de l’administration ou de la surveillance de l’entreprise ainsi que la tenue, la conservation et la consultation des livres, registres et documents prescrits par la loi ;
• détenir, pour chaque personne domiciliée, un dossier contenant les pièces justificatives relatives au domicile et aux coordonnées téléphoniques du représentant légal ainsi que les justificatifs relatifs à chacun des lieux d’activité des entreprises domiciliées et au lieu de conservation des documents comptables lorsqu’ils ne sont pas conservés chez le domiciliataire ;
• informer le greffier du tribunal, à l’expiration du contrat ou en cas de résiliation anticipée de celui-ci, de la cessation de la domiciliation de l’entreprise dans ses locaux. Lorsque la personne domiciliée n’a pas pris connaissance de son courrier depuis trois mois, le domiciliataire en informe également le greffier ;
• communiquer aux huissiers de justice munis d’un titre exécutoire les renseignements propres à joindre la personne domiciliée ;
• fournir, chaque trimestre, au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale compétents, une liste des personnes qui se sont domiciliées dans ses locaux au cours de cette période ou qui ont mis fin à leur domiciliation ainsi que chaque année, avant le quinze janvier, une liste des personnes domiciliées au 1er janvier.

L’entreprise domiciliée doit :

• utiliser effectivement et exclusivement les locaux, soit comme siège social de l’entreprise, soit, si le siège est situé à l’étranger, comme agence, succursale ou représentation ;
• informer le domiciliataire de toute modification concernant son activité ;
• déclarer tout changement relatif à sa forme juridique et à son objet ainsi qu’au nom et domicile personnel des personnes ayant le pouvoir d’engager la société à titre habituel ;
• donner mandat à l’entreprise domiciliataire de recevoir en son nom toute notification.

Dans cette hypothèse, et bien que l’entreprise domiciliataire n’ait pas pour activité de servir de siège à une autre entreprise inscrite au RCS, il sera nécessaire de respecter la réglementation mentionnée ci-dessus (A.).