Il appartient, en principe, au seul représentant légal de prendre la décision de mise en sommeil de la société, sauf clause contraire dans les statuts. Toutefois, afin de limiter sa prise de responsabilité, il sera avisé de faire valider celle-ci par une décision collective des associés en assemblée générale.

Les formalités de mise en sommeil incombent au dirigeant de la société.

L’insertion d’un avis de mise en sommeil dans un journal d’annonces légales est purement facultative.

2. Inscription modificative du RCS et annonce au BODACC

Suite à la décision de cessation temporaire d’activité, le représentant légal doit effectuer certaines démarches auprès du centre de formalités des entreprises (CFE) de sa chambre de commerce et d’industrie.

Ainsi, le dirigeant doit remplir et déposer un formulaire M2 qui donnera lieu à une inscription modificative du registre du commerce et des sociétés (RCS) et à une insertion au BODACC à la diligence du greffier du tribunal de commerce.

Une fois ces formalités effectuées, la mise en sommeil est alors opposable aux tiers.

Pendant sa mise en sommeil, la société continue de fonctionner normalement. Par conséquent, le représentant légal reste tenu d’établir les comptes annuels à la clôture de chaque exercice social et de convoquer l’assemblée annuelle d’approbation desdits comptes.
 
Comme elle ne peut pas avoir d’activité commerciale, le dirigeant doit procéder, le cas échéant, à la fermeture de ses établissements secondaires.

Durant la phase de mise en sommeil de la société, les cotisations sociales du dirigeant restent dues, ainsi que les charges salariales des salariés.

La société mise en sommeil est dispensée d’impôt forfaitaire annuel (IFA) dans la mesure où son chiffre d’affaires est inférieur à 400 000 euros hors taxes. Elle reste néanmoins tenue de souscrire, chaque année, une déclaration de résultats portant, le cas échéant la mention « néant ».

2. TVA

En matière de TVA, la cessation temporaire d’activité fait perdre à la société sa qualité de redevable. De ce fait, elle n’est plus tenue d’envoyer ses déclarations trimestrielles ou mensuelles sur demande expresse adressée au service des impôts des entreprises.

La taxe professionnelle est due, en principe, par toutes les personnes physiques ou morales qui exercent en France, à titre habituel, une activité professionnelle non salariée. Par conséquent, une entreprise en période d’inactivité n’est pas redevable de cette taxe.

La mise en sommeil prend fin par une nouvelle inscription modificative au registre du commerce et des sociétés faisant état de la reprise d’activité, de la dissolution ou de la cession de la société. 

À défaut, au terme d’un délai de deux ans à compter de la mention au registre du commerce et des sociétés de la cessation d’activité, le greffier saisit le juge commis à la surveillance du registre pour qu’il examine l’opportunité d’une radiation, après en avoir préalablement informé la société par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, conformément à l’article 42-1 du décret du 30 mai 1984.
 
Afin d’éviter une radiation d’office, il appartient alors au représentant légal de la société de réactiver la société avant le terme des deux ans en procédant à une nouvelle inscription modificative au RCS.
Si la radiation est prononcée, il dispose d’un délai de six mois pour saisir le juge commis à la surveillance du registre pour qu’il remédie à cette situation.