Vous êtes ici : Accueil > Fiches pratiques > Droit social > Obligations de l'employeur et sĂ©curitĂ© dans l'entreprise Les entreprises commerciales (personnes morales ou entreprises individuelles) ont l’obligation de tenir et de conserver certains registres relatifs au personnel. Le tableau ci-dessous en précise les modalités.
L’employeur n’a pas l’obligation de tenir un livre de paie. Il doit simplement conserver pendant cinq ans un double des bulletins de paie.
De même, les observations et mises en demeure notifiées par l’inspection du travail n’ont plus à figurer sur un registre spécial. Elles doivent simplement être conservées par l’employeur.
Pour les accidents du travail n’entraînant pas de soins médicaux, ni arrêts de travail, l’employeur peut remplacer la déclaration d’accident du travail par une inscription sur le registre des accidents du travail.
Pour certaines activités à risque (chimique notamment), l’employeur peut être tenu de conserver certains documents spécifiques et d’exiger des vaccinations rappelées dans un registre spécifique.
Le bâtiment et travaux publics (BTP), les hôtels- cafés- restaurants (HCR) et les transports routiers sont soumis à des obligations particulières.
Toute informatisation de fichiers relatifs aux salariés doit être déclarée auprès de la CNIL.
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Type De Registres
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Contenu
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Conservation (Durée)
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Mentions Spéciales
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Mise à Disposition
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Sanctions
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Registre unique du personnel
Code du travail
Art L. 620-3
Art R. 620-3 et R. 632-1 et 2
Art D. 620-3 |
Nom, prénoms, nationalité, sexe, emploi et qualification, date d’entrée et de sortie du salarié, date des autorisations de licenciement (licenciement des représentants du personnel, par exemple).
Y figurent également les travailleurs à domicile Les mentions doivent être effectuées de façon indélébile
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5 ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’établissement
(30 ans dans l’intérêt de l’entreprise)
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Contrats particuliers, mention de la nature du contrat : apprenti, contrat à durée déterminée, temps partiel, travail temporaire
Travailleurs étrangers : type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail.
Les travailleurs à domicile doivent y figurer. |
Délégués du personnel
Inspecteurs et contrôleurs du travail et de la Sécurité sociale
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Les infractions à ces dispositions sont sanctionnées par des contraventions de 4èmeclasse appliquées autant de fois qu’il y a de salariés concernés
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Les procès verbaux du Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT)
Code du travail |
Avis datés et signés des membres du CHSCT sur les dangers graves et imminents (indication du poste de travail concerné, nature du danger et sa cause ainsi que le nom des salariés exposés)
Le registre est tenu sous la responsabilité du chef d’établissement |
30 ans dans l’intérêt de l’entreprise
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Tenu dans les entreprises d’au moins 50 salariés même s’il n’existe pas de CHSCT dès lors qu’il y a des délégués du personnel
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Membres du CHSCT
Délégués du personnel lorsqu’ils exercent les missions du Comité Inspecteurs et contrôleurs du travail et des caisses régionales d’assurance maladie |
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Registre des cautionne-ments
Code du travail Art R. 126-1 Art R. 152-8 |
Toutes opérations de cautionnements à l’occasion desquelles l’employeur se fait remettre des sommes d’argent ou des titres par ses salariés
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30 ans dans l’intérêt de l’entreprise
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Ce registre est signé par l’employeur et le salarié
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Inspecteur du travail
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Toute infraction à la tenue de ce registre est punie par une contraven-tion de 5ème classe
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Registre des délégués du personnel
Code du travail
Art L. 424-5 Art L. 482-1 |
Demandes écrites des délégués du personnel et réponses de l’employeur
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30 ans dans l’intérêt de l’entreprise
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Inspecteur du travail
Délégués du personnel Salariés (en dehors des heures de travail pendant un jour ouvrable par quinzaine. Le registre ne doit pas se trouver dans un bureau accessible uniquement pendant les heures de travail) |
Le fait de ne pas tenir ce registre constitue un délit d’entrave puni par un an de prison et/ou amende de 3 750 euros.
En cas de récidive, l’emprison-nement peut être porté à deux ans et l’amende à 7 500 euros.
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Registre des repos hebdoma-daires particuliers
Code du travail |
Nom des salariés soumis à un régime particulier et caractéristiques du repos
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30 ans dans l’intérêt de l’entreprise
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Inspection du travail
Aux salariés sur demande |
La mention des journées de repos devient obligatoire après un délai de 6 jours. Au delà, le défaut de tenue du registre est puni par une
contravention de 5ème classe appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés |
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Registre des contrôles de sécurité
Code du travail Art L.620-6 Art R. 632-1 |
Atteste des contrôles effectués dans l’entreprise
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5 ans
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CHSCT, DP, médecin du travail, inspecteurs et contrôleurs du travail et de Sécurité sociale
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Contravention de 4ème classe
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Document unique d’évaluation des risques
Code du travail Art L.230-2 Art R.230-1 |
Evaluation des risques professionnels inhérents à l’entreprise. Mise à jour au moins une fois par an ou en cas de modification des conditions de travail.
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30 ans dans l’intérêt de l’entreprise
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CHSCT, DP, médecin du travail, inspection du travail, services de prévention des organismes de Sécurité sociale
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Contravention
de 5ème classe pour défaut de transcription ou de mise à jour. Contravention de 3ème classe pour défaut de présentation du document à l’inspecteur du travail. |
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