Pour bénéficier du crédit d’impôt apprentissage (CIA), les entreprises doivent satisfaire à un certain nombre de conditions et engager un apprenti pendant au moins un mois.

Le dispositif du CIA s’applique aux entreprises qui remplissent les conditions suivantes :
- exercer une activité industrielle, commerciale, libérale, artisanale ou agricole quel que soit le mode d’exploitation (entreprise individuelle, société commerciale, etc.) ;
- être soumises à l’impôt sur les sociétés (IS) ou relever de l’impôt sur le revenu (IR) selon un régime réel d’imposition de plein droit ou sur option. Les entreprises relevant de l’IR selon le régime de la micro-entreprise ne peuvent donc pas accéder au CIA. 

Remarque : les entreprises exonérées totalement ou partiellement d’impôt par application d’un abattement sur les bénéfices peuvent également solliciter l’octroi du crédit. Tel est le cas, par exemple, des entreprises nouvelles exonérées d’impôt sur les bénéfices en application de l’article 44 sexies du CGI. 

Sont visées par le dispositif, les entreprises qui emploient les apprentis suivants :
- ceux dont le contrat est régi par les articles L.117-1 à L.117-18 du Code du travail fixant les caractéristiques du contrat d’apprentissage ;
- ceux bénéficiant d’un accompagnement personnalisé prévu au premier alinéa de l’article L. 322-4-17-2 nouveau du Code du travail et les apprentis reconnus comme travailleurs handicapés (article L. 320-10 du Code du travail) ;
- ceux employés par une entreprise portant le label "Entreprise du patrimoine vivant" ;
- ceux qui ont signé un contrat d’apprentissage dans le cadre de la formation d’apprenti junior après avoir terminé son parcours d’initiation aux métiers (article L. 337-3 du Code de l’éducation) ;
- ceux dont le contrat d’apprentissage est signé à l’issue d’un contrat de volontariat pour l’insertion mentionné à l’article L. 130-1 du Code du service national.
En outre, l’apprenti doit être présent dans l’effectif de l’entreprise pendant au moins un mois. Cette condition s’apprécie au 31 décembre de l’année civile au titre de laquelle le crédit d’impôt est calculé. Le point de départ du délai d’un mois est la date de signature du contrat d’apprentissage.

Le CIA est égal au nombre moyen annuel d’apprentis multiplié par 1 600 € ou 2 200 € si l’apprenti est reconnu comme travailleur handicapé ou bénéficie d’un accompagnement personnalisé. Il est également de 2 200 € pour les apprentis des entreprises portant le label "Entreprise du patrimoine vivant", les apprentis juniors confirmés et ceux issus d’un contrat de volontariat pour l’insertion. Le montant du crédit fait l’objet, néanmoins, d’un plafonnement.

Le nombre moyen annuel d’apprentis est égal au nombre total de mois de présence dans l’entreprise des apprentis employés depuis plus d’un mois, divisé par douze. Tout mois commencé est comptabilisé comme un mois entier.
Exemple, une entreprise conclut un contrat d’un an avec un apprenti handicapé allant du 15 février 2006 au 14 février 2007 :
- pour 2006, le nombre annuel moyen d’apprentis est égal à 0,91(c’est-à-dire 11 mois de présence sur 12). Par conséquent, le crédit d’impôt est calculé comme suit : 0,91 x 2 200 € soit 2 002 € ;
- en 2007, l’apprenti étant encore présent deux mois dans l’entreprise, le nombre moyen annuel d’apprentis est de 0,16 (c’est-à-dire 2/12). Le CIA s’élève donc à : 0,16 x 2 200 € soit 352 €.

Remarque : l’entreprise doit calculer un nombre moyen annuel d’apprentis pour chaque catégorie d’apprentis.

Le crédit est plafonné au montant des dépenses de personnel afférentes aux apprentis employés par l’entreprise, diminuées des aides publiques reçues en contrepartie de l’accueil de ces apprentis. Ces aides peuvent revêtir plusieurs formes : exonérations de charges sociales, subvention versée par l’Agefiph en cas d’embauche d’un apprenti reconnu comme travailleur handicapé, etc.
Les dépenses de personnel prises en compte comprennent, quant à elles, les salaires des apprentis, les avantages en nature, les primes et les cotisations sociales obligatoires (sécurité sociale, assurance chômage, caisses de retraite complémentaire). En revanche, celles relatives au maître d’apprentissage sont exclues.

Il est imputé sur l’IR ou sur l’IS dû par l’entreprise au titre de l’année au cours de laquelle l’entreprise a employé les apprentis. L’imputation se fait au moment du paiement du solde de l’impôt. Toutefois, si le montant du crédit est supérieur à celui de l’impôt dû, l’excédent non imputé est restitué à l’entreprise.
Par ailleurs, lorsque l’entreprise qui emploie un apprenti est une société de personnes (SNC, EURL dont l’associé unique est une personne physique n’ayant pas opté pour l’IS etc.), le crédit d’impôt est transféré aux associés ou membres de cette structure au prorata de leurs droits dans le capital social. Dans ce cas, ce sont eux qui imputent le CIA sur leurs impositions personnelles.

Remarque : les associés d’une société de personnes peuvent imputer le crédit d’impôt apprentissage sur leur IR à la condition d’exercer leur activité professionnelle dans la société.

Pour obtenir le CIA, les entreprises relevant de l’impôt sur le revenu doivent déposer une déclaration spéciale n° 2079-A-SD avec leur déclaration de résultat.

Pour les entreprises soumises à l’IS, cette même déclaration doit être déposée auprès du service des impôts des entreprises avec le relevé de solde de l’impôt dû.